昨年集計担当しました。私はエクセルで同時集計していましたが、
これは事前に集計者間で「締切日以降に集計を開始する」と取り決めればいいことだと思います。
一気に集計するのが負担になるという方もおられましょうが、ちょこちょこ集計するのも面倒さは変わらないと思います。
それに再投票を締め切りまでみとめるのならばどこでやろうとも締め切り後でなければ集計できませんし。
集計上の問題さえなければ「締切日以降に集計を開始する」で統一してはどうですか？
＞別館でやるのも一つの手
この場合、果たしてどれだけの人が別館に出入りしてるのか疑問ですが・・・。