開票作業についてはWeb上にアップしてるので誰でも協力してできますよ。
確かに事前作業は出来ないですが早めに入手しているメリットはなんでしょう、事前に被ってる事を知らせるんでしょうか?

パスワード漏れや紛失まで考えていてはそもそも非公開などやめた方がよいと思いますよ。
まずどのようにして管理人にリストを提出するんでしょうか。
本人確認はどのようにして行うんでしょうか。
リスト提出がメールでなら管理人のメールアドレスないし参加者のメールアドレスがわかってしまいますよね。
いやがる人も出てくるでしょう。
それ以外のわからない方法を考え出したとして「面倒だからやーめた」という話になってしまうかもしれない...

入札にせよセリにせよはたまた他の方法を選択するにせよ、
WB2の範囲内(本館、別館、チャット等)で行える方法でないと敷居が高いような気がします。